Vom Unterlagenstapel zum prüfbaren Vermarktungspaket.
Für eine auf Mehrfamilienhäuser spezialisierte Maklerei entsteht eine individuelle Anwendung: Verkäuferunterlagen einlesen, Angaben mit Quellen aufbereiten, Schwärzungen prüfen und Mieterlisten sowie Exposés erstellen. Der nächste geplante Ausbauschritt ist die Übertragung des freigegebenen Pakets nach Propstack.
≤ 30 Min.
Ziel: Prüfaufwand je Objekt
≤ 15 Min.
Ziel: automatische Aufbereitung bis zur Prüfung
3 Freigaben
Schwärzung, Mieterliste, Objektstand
Mit Quelle
Extrahierte Angaben nachvollziehen
Stand: September 2026. Dokumentenaufbereitung, Schwärzungsprüfung, Mieterlisten und Exposé-Bearbeitung sind implementiert und werden erprobt. Die Zeitangaben sind Projektziele, keine gemessenen Ergebnisse. Die CRM-Übertragung ist geplant.
Die Ausgangslage
Vor der Vermarktung muss das Team Mietverträge, Grundbuchauszüge, Energieausweise, Pläne und Bilder zusammenführen. Unterlagen werden sortiert, relevante Daten abgetippt, sensible Angaben geschwärzt und Mieterlisten und Exposés erstellt. Die Projektplanung beschreibt dafür 2–3 Stunden interne Handarbeit je Objekt sowie externe Kosten für die Exposé-Gestaltung. Nachgereichte Unterlagen führen zu erneuter Bearbeitung.
ZEIT FÜR WICHTIGERES SCHAFFEN
Aus einem Stapel Unterlagen wird ein nutzbares Ergebnis.
Dokumente lesen, Angaben abtippen, fehlende Dateien suchen: Ein individuell gebauter Ablauf bereitet Daten und Ergebnisse vor. Ihr Team prüft die entscheidenden Stellen und gibt sie frei.
Mit Fundstellen im Original
Vorschläge im Editor
Als bearbeitbarer Arbeitsstand
Sie geben frei. Erst danach geht es weiter.
Vereinfachte Darstellung der Objektaufbereitung
</>Technisch interessiert? So ist der Ansatz aufgebaut.
Dokumentenerkennung, strukturierte Extraktion und Quellenbelege bilden die Grundlage. Feste Regeln übernehmen Berechnungen und Validierung. Freigaben, Versionsstände und gezielte Übergaben an andere Systeme machen den Ablauf kontrollierbar.
Die konkrete Architektur richtet sich nach Datenqualität, vorhandenen Schnittstellen und den Anforderungen Ihres Betriebs.Das System
Vom Stapel zum geprüften Objektstand.
Das Leitprinzip durch alle Schritte: Die KI macht die Handarbeit, der Mensch entscheidet an jeder kritischen Stelle. Nichts wird stillschweigend überschrieben, nichts geht ungeprüft nach außen.
- 01
Unterlagen gemeinsam einlesen
Dateien werden erkannt, Sammel-PDFs aufgeteilt und Dokumente einer Ordnerstruktur zugeordnet. Das Team kann Typ, Datum und Ablage korrigieren. Manuelle Entscheidungen bleiben bei einer erneuten Verarbeitung erhalten.
- 02
Fehlende Unterlagen sichtbar machen
Eine objektbezogene Checkliste zeigt vorhandene und fehlende Dokumente. Daraus lässt sich ein bearbeitbarer Mail-Entwurf für die Nachforderung erstellen. Das Tool versendet diese Nachricht nicht automatisch.
- 03
Schwärzungen prüfen und einbrennen
Text- und Bildanalyse schlagen Markierungen nach den vereinbarten Schwärzungsregeln vor. Der Mensch bestätigt, verwirft oder ergänzt sie im Editor. Erst danach werden die bestätigten Bereiche dauerhaft in die Ausgabekopie eingebrannt. Die menschliche Kontrolle ist die letzte Prüfungsinstanz.
- 04
Angaben mit ihren Quellen verbinden
Extrahierte Werte tragen Dokument, Seite und Fundstelle. Widersprüchliche Angaben werden nebeneinander zur Entscheidung vorgelegt. Bestätigte und manuell ergänzte Werte werden bei weiteren Durchläufen nicht stillschweigend überschrieben.
- 05
Mieterliste und Exposé aufbauen
Einheiten und Mietangaben bilden die Grundlage für Mieterlisten als Excel und PDF. Das Exposé verbindet Objektangaben, Mietübersicht, ausgewählte Bilder, Pläne und Lagebeschreibung. Texte, Bildauswahl und weitere Inhalte lassen sich direkt im Entwurf bearbeiten.
- 06
Objektstand freigeben und weiterentwickeln
Schwärzungen, Mieterliste und Objektstand haben eigene Prüfbedingungen. Nachreichungen werden am bestehenden Objekt bearbeitet. Geplant ist die anschließende, bewusst ausgelöste Übertragung von Angaben, Bildern, Exposé und Dokumenten nach Propstack; diese Integration ist noch nicht umgesetzt.
Werkzeuge
Eigene Web-App
Objektstand, Prüfung und Freigaben
KI & Dokumentanalyse
Erkennung, Extraktion und Vorschläge
PDF & Excel
Exposé, Mieterliste und Dokumentausgabe
Propstack · geplant
Übertragung in die Vermarktung
Von der Aufbereitung zum passenden Kunden
Der nächste technische Ausbauschritt ist die Übertragung des freigegebenen Pakets nach Propstack. Darüber hinaus sind eigenständige Projekte für Kundenwissen und das Matching von Immobilien mit Suchprofilen angedacht. Diese Ideen sind noch keine umgesetzten Funktionen der Anwendung.
Bei Ihnen stapeln sich auch Dokumente?
Mietverträge, Rechnungen, Akten, Anträge — die gleichen Bausteine passen auch auf Ihren Prozess.